Hướng dẫn sử dụng Time Attendance Pro <DOWNLOAD FILE>
- Kết nối thết bị chấm công & phần mềm chấm công Trên máy chấm công
• Vào Menu trên thiết bị chọn Thiết lập liên kết.
• Chọn loại thiết lập. Ví dụ: Ethernet.
• Lấy Địa chỉ IP của thiết bị để kết nối với phần mềm.
➢ Lưu ý mục DHCP sẽ bật/tắt phụ thuộc vào nhu cầu của người sử dụng/doanh nghiệp. - Phần mềm Máy Chấm Công :
I.1/ Khai Báo Máy Chấm Công
Bước 1: Trên Thanh Menu Chọn vào mục “Máy chấm công” => “Khai Báo Máy Chấm Công “
Bước 2 :Điền Thông tin Máy Chấm Công
- Tên Máy Chấm Công ( Người dùng tự chọn tên cho máy chấm Công ) .
- Loại máy : điền hãng máy chấm công người dùng cần kết nối ( ví dụ: Zkteco, DaHua,..).
- Địa Chỉ IP, Port : kiểm tra địa chỉ IP, Port của máy chấm công và nhập vào phần mềm
- Cách kiểm tra địa chỉ IP, Port của máy chấm công :
+Vào Menu của máy chấm công => Thiết Lập Liên Kết => Ethernet=> Địa Chỉ IP, Port => Nhập vào Phần Mềm.
- Username, Password : mặc định là admin / admin ( người dùng có thể thiết lập lại Username, password).
-
- Bước 3: Lưu.
I.2/Tải nhân viên về phần mềm:
Bước 1: Chọn vào mục “Máy chấm công” => “Tải nhân viên về máy tính”
Bước 2 : Chọn Máy Chấm Công cần tải nhân viên lên và chọn thông tin cần tải
Bước 3 : Duyệt từ máy chấm công
Bước 4: Chọn nhân viên cần tải về phần mềm và bấm lưu.
I.3/ Tải dữ liệu chấm công :
Bước 1: Chọn vào mục “Máy chấm công”
Bước 2 : Chọn “Tải dữ liệu chấm công”
Bước 3 : Chọn Máy chấm công cần tải
Bước 4 : Chọn thời gian cần tải và chọn tải dữ liệu
I.4/Tải nhân viên về máy chấm công:
Chọn vào mục “Máy chấm công” => “Tải nhân viên về máy chấm công”
Bước 1 : Chọn máy chấm công.
Bước 2 : Chọn phòng ban chứa nhân viên vừa tạo ( hoặc danh sách nhân viên mới ).
Bước 3 : Chọn nhân viên cần tải.
Bước 4 : chọn Chuyển xuống.
Bước 5 : Tải lên máy chấm công.
- Điều Chỉnh Nhân Viên :
II.1 Thêm/sửa/xóa nhân viên trên phần mềm
- Để thêm nhân viên:
- Vào Nhân viên => thêm mới => điền các thông tin của nhân viên => Lưu
-
- Để sửa nhân viên:
- Vào Nhân viên => chọn nhân viên muốn sửa=> điền các thông tin của nhân viên => Lưu
-
- Để xóa nhân viên:
- Vào Nhân viên => tích chọn nhân viên muốn xóa => nhấn Xóa.
-
III. Tạo Ca Làm Việc:
Trên thanh menu chọn ca làm việc :
- Thêm mới trước khi muốn tạo ca.
** Ở đây ví dụ sẽ tạo 1 ca hành chính giờ làm việc từ 8h-17h
- Giải thích giờ xác định ca:
- Bắt đầu ra: cho sớm hơn giờ vào làm việc khoảng 1-2 tiếng
- Kết thúc vào: Cho khoảng giữa giờ làm việc. Ví dụ giờ làm việc là: 7h30 kết thúc làm việc là :17h thì sẽ cho khoảng giữa giờ là 12h
- Bắt đầu ra: Cho sau giờ kết thúc vào
- Kết thúc ra: Là giờ qui định để máy hiểu giờ ra của máy chấm công. Ở đây để không giới hạn sẽ là 23:59
- Cài đặt cho phép đi trễ hoặc về sớm tùy nhu cầu
- Cài đặt tăng ca: có thể cho tăng ca trước giờ làm việc và sau giờ làm việc, tùy yêu cầu của người dung
- Tạo Lịch Trình Vào Ra:
- Cho phép phần mềm hiểu được giờ vào, giờ ra.
- Ta vào Lịch trình vào ra. Nhấn thêm mới và chọn lịch trình phù hợp với thực trạng công ty.
** Thường thì sẽ để “Tự động (không qua đêm)” và “giờ đầu là vào giờ cuối ra trong 1 ngày”
- Giải thích các lựa chọn trong lịch trình Vào – Ra :
- Chọn từ máy: Giờ VÀO hay Giờ RAsẽ nhận từ máy chấm công. Khi bấm Check In trước khi chấm công là VÀO, bấm Check Out trước khi chấm công là
- Tự động- không qua đêm (không qua ngày): Khi chạy báo cáo hệ thống sẽ lấy lần chấm công đầu là VÀO, lần chấm công kế tiếp là RA. Tuy nhiên sự lựa chọn sẽ phụ thuộc vào ba thông số trên.
- Theo ID máy: Chúng ta sẽ thiết lập mã ID máy ở trên máy chấm công, cách này dung cho những cty cần nhiều máy để quản lý chấm công. Khi chấm công ở máy có ID là 1, 3, 5, 7, 9 sẽ là VÀO. Khi chấm ở máy có ID là 2, 4, 6, 8, 10sẽ là RA.
- Tự động- qua đêm: Dành cho những nhân viên làm ca đêm- qua ngày. Lần đầu của ngày hôm nay là giờ vào, lần thứ 2 của ngày hôm sau sẽ là giờ ra.
- Phân theo giờ :Khi chạy báo cáo giờ chấm công sẽ được chọn giờ nào là giờ VÀO, giờ nào là giờ RA. Nó phụ thuộc vào phần khai báo ở phần khai báo khoảng giờ VÀO RA
- Giờ đầu vào- giờ cuối ra trong 1 ngày: Lần chấm công đầu tiên được xem là giờ VÀO, lần chấm công cuối cùng được xem là giờ RA. Bỏ qua tất cả các giờ chấm ở giữa, chỉ áp dụng chấm công trong ngày.
- Tính theo giờ: Dựa vào số giờ nhân viên làm trong 1 ngày để quy ra công
- Tạo Lịch Trình Theo Ca :
- Trên thanh menu ta chọn lịch trình theo ca
- Có thể sử dụng lịch trình có sẵn hoặc tạo mới theo nhu cầu bằng cách chọn thêm mới => đặt tên cho lịch trình => Lưu.
- Chọn lịch trình vừa tạo => chọn ca tất cả => chọn ca muốn sắp => sắp ca cho thứ tương ứng.
- VI. Gán Ca Cho Nhân Viên :
- Gán lịch trình vào ra và lịch trình làm việc cho nhân viên. Việc này phải làm thường xuyên khi cập nhật nhân viên mới từ máy chấm công về máy tính.
- Trong bảng sơ đồ công ty ta chọn danh sách nhân viên mới hoặc Công ty nếu đã chuyển nhân viên vào phòng ban => chọn nhân viên => gán lịch trình vào-ra => gán lịch trình làm việc và lưu sắp xếp.
VII. Thiết lập Sơ Đồ Quản Lý Công Ty:
1/ Thay đổi tên công ty :
Bước 1 : vào mục “ Quản Lý “ => chọn “ Sơ đồ quản lý “
Bước 2 : chọn vào mục “ Công Ty” và Nhập đầy đủ thông tin công ty => bấm “ cập nhập “.
2/ Tạo Khu Vực :
Bước 1 : vào mục “ Quản Lý “ => chọn “ Sơ đồ quản lý “
Bước 2 : chọn vào mục “ Khu Vực “ => chọn “ thêm mới “ và nhập tên khu vực
Bước 3 : bấm “cập nhập”.
3/ Tạo Phòng ban :
Bước 1 : vào mục “ Quản Lý “ => chọn “ Sơ đồ quản lý “
Bước 2 : chọn vào mục “ Phòng Ban“ => chọn “ thêm mới “ và nhập tên Phòng ban
Bước 3 : bấm “Cập Nhập”.
4/ Tạo Chức Vụ cho nhân viên :
Bước 1 : vào mục “ Quản Lý “ => chọn “ Sơ đồ quản lý “
Bước 2 : chọn vào mục “ Chức Vụ “ => chọn “ thêm mới “ và nhập tên Chức Vụ
Bước 3 : bấm “cập nhập “.
VIII. Báo Biểu Của Time Attendance Pro
VIII.1 Time Attendance Pro: danh sách biểu mẫu excel
*Chi tiết từng người từng ngày
*Chi tiết thời gian làm việc
*Xuất lưới
*Thống kê (ký hiệu, Công, giờ, Vào ra, Đi trễ, Về sớm)
*Tổng hợp
